Manual de bases de datos con Base de OpenOffice
Define qué es una base de datos (BD) y los conceptos básicos: tablas, registros, campos, formularios, informes, consultas.
Base de datos
Una base de datos o banco de datos (en ocasiones abreviada con la sigla BD o con la abreviatura b. d.) es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. En la actualidad, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos. (Wikipedia)
Base de OpenOffice
Base es una aplicación que forma parte de la suite ofimática OpenOffice.org desde la versión 2. Es comparable a MS Access pero a diferencia de éste es software libre.
Base integra la manipulación de bases de datos con OpenOffice.org. Es posible crear y modificar tablas, formularios, consultas e informes bien utilizando el sistema gestor de bases de datos HSQL que se incluye con Base o bien cualquier otro. La aplicación proporciona diferentes asistentes, vistas de diseño, y vistas SQL para los usuarios principiantes y avanzados. (Wikipedia)
Ventajas
Da acceso a herramientas que facilitan el manejo de las bases de datos, tales como: tablas, consultas, informes y más…
Objetos que integran las bases de datos: Tablas, Consultas, Formularios e Informes.
Tablas
La Tabla en las bases de datos, se refiere al tipo de modelado de datos, donde se guardan los datos recogidos por un programa. Su estructura general se asemeja a la vista general de un programa de Hoja de cálculo.
Las tablas se componen de dos estructuras:
Registro: es cada una de las filas en que se divide la tabla. Cada registro contiene datos de los mismos tipos que los demás registros. Ejemplo: en una tabla de nombres y direcciones, cada fila contendrá un nombre y una dirección.
Campo: es cada una de las columnas que forman la tabla. Contienen datos de tipo diferente a los de otros campos. En el ejemplo anterior, un campo contendrá un tipo de datos único, como una dirección, o un número de teléfono, un nombre, etc.
A los campos se les puede asignar, además, propiedades especiales que afectan a los registros insertados. El campo puede ser definido como índice o autoincrementable, lo cual permite que los datos de ese campo cambien solos o sea el principal indicar a la hora de ordenar los datos contenidos.
Consultas
En base de datos, una consulta es el método para acceder a los datos en las bases de datos. Con las consultas se puede modificar, borrar, mostrar y agregar datos a una base de datos. Para esto se utiliza un lenguaje de consultas. El lenguaje de consultas más utilizado en bases de datos es el SQL (Structured Query Language).
Técnicamente hablando, las consultas a una base de datos se realizan a través de un lenguaje de manipulación de datos (DML – Data Manipulation Language). SQL es un lenguaje DML, pero además posee otras características de otros lenguajes. Por ejemplo, permite también crear bases de datos.
Si en los criterios de una consulta escribimos una palabra, frase o cadena de caracteres entre corchetes, el texto entre corchetes se visualizará a modo de pregunta al usuario cuando vaya a utilizar la consulta.
Describe los tipos de consultas.
Existen dos grandes tipos de consultas: de acción y de selección.
Consultas de acción: realizan cambios a los registros. Las consultas de acción pueden ser, a su vez, para creación de nuevas tablas, eliminación, actualización, referencias cruzadas y datos anexados.
Consultas de selección: son tablas donde los datos han sido filtrados y sólo se muestran aquellos cuyos criterios hayamos especificado.
Formulario
Permite mostrar los datos de forma más estética para su tratamiento como son búsquedas, modificaciones, eliminación e incremento de registros.
Informe
Ofrece una salida de información por impresora de acuerdo a los registros de una tabla o consulta.
Enuncia los conceptos básicos del diseño de una base de datos.
Diseño de base de datos
El primer paso para crear una base de datos, es planificar el tipo de información que se quiere almacenar en la misma, teniendo en cuenta dos aspectos: la información disponible y la información que necesitamos.
La planificación de la estructura de la base de datos, en particular de las tablas, es vital para la gestión efectiva de la misma. El diseño de la estructura de una tabla consiste en una descripción de cada uno de los campos que componen el registro y los valores o datos que contendrá cada uno de esos campos.
Los campos son los distintos tipos de datos que componen la tabla, por ejemplo: nombre, apellido, domicilio. La definición de un campo requiere: el nombre del campo, el tipo de campo, el ancho del campo, etc.
Los registros constituyen la información que va contenida en los campos de la tabla, por ejemplo: el nombre del paciente, el apellido del paciente y la dirección de este. Generalmente los diferentes tipos de campos que se pueden almacenar son los siguientes: Texto (caracteres), Numérico (números), Fecha / Hora, Lógico (informaciones lógicas si/no, verdadero/falso, etc.), imágenes.
En resumen, el principal aspecto a tener en cuenta durante el diseño de una tabla es determinar claramente los campos necesarios, definirlos en forma adecuada con un nombre especificando su tipo y su longitud.
Determina la finalidad de la BD a desarrollar.
Hay que identificar los elementos involucrados en la información que va a solucionar el manejo de operaciones en una organización, identificar los límites y contextos.
Busca, selecciona y organiza la información de la BD.
Dentro del proceso de identificación, se pueden determinar los elementos de entrada, salida y proceso de la información, paso siguiente definir las estructuras de datos y relaciones que existen entre sí.
Divide la información en tablas.
Una vez definidas las unidades o tablas de información en nuestra estructura general, estas tablas se detallan mediante campos con sus propiedades.
Define los elementos de la tabla de datos.
Consiste en constituir los elementos o campos con sus propiedades que formaran cada tabla.
Ejemplo tabla Clientes
Clientes | ||
Nombre del campo | Tipo de datos | Espacios |
Nombre | Cadena de caracteres | 30 |
Dirección | Cadena de caracteres | 40 |
Correo electrónico.. | Cadena de caracteres | 20 |
Establece claves principales.
Clave primaria
Una clave primaria es una clave única elegida entre todas las candidatas que define unívocamente a todos los demás atributos de la tabla, para especificar los datos que serán relacionados con las demás tablas. La forma de hacer esto es por medio de claves foráneas.
Sólo puede existir una clave primaria por tabla y ningún campo de dicha clave puede contener valores NULL.
Clave foránea
Una clave foránea es una referencia a una clave en otra tabla, determina la relación existente en dos tablas. Las claves foráneas no necesitan ser claves únicas en la tabla donde están y sí a donde están referenciadas.
Por ejemplo, el código de departamento puede ser una clave foránea en la tabla de empleados. Se permite que haya varios empleados en un mismo departamento, pero habrá uno y sólo un departamento por cada clave distinta de departamento en la tabla de empleados.
Crea relaciones entre tablas.
Entidad
Representa una “cosa” u "objeto" del mundo real con existencia independiente, es decir, se diferencia unívocamente de cualquier otro objeto o cosa, incluso siendo del mismo tipo, o una misma entidad.
Relación
Describe cierta dependencia entre entidades o permite la asociación de las mismas. (Wikipedia)
Enuncia los conceptos básicos de relaciones.
Correspondencia de cardinalidades
Dado un conjunto de relaciones en el que participan dos o más conjuntos de entidades, la correspondencia de cardinalidad indica el número de entidades con las que puede estar relacionada una entidad dada.
Dado un conjunto de relaciones binarias y los conjuntos de entidades A y B, la correspondencia de cardinalidades puede ser:
- Uno a Uno: Una entidad de A se relaciona únicamente con una entidad en B y viceversa (ejemplo relación vehículo - matrícula: cada vehículo tiene una única matrícula, y cada matrícula está asociada a un único vehículo).
- Uno a varios: Una entidad en A se relaciona con cero o muchas entidades en B. Pero una entidad en B se relaciona con una única entidad en A (ejemplo vendedor - ventas).
- Varios a Uno: Una entidad en A se relaciona exclusivamente con una entidad en B. Pero una entidad en B se puede relacionar con 0 o muchas entidades en A (ejemplo empleado-centro de trabajo).
- Varios a Varios: Una entidad en A se puede relacionar con 0 o muchas entidades en B y viceversa (ejemplo asociaciones- ciudadanos, donde muchos ciudadanos pueden pertenecer a una misma asociación, y cada ciudadano puede pertenecer a muchas asociaciones distintas).
Ajusta el diseño de la BD en caso de ser necesario.
Normalización de bases de datos
El proceso de normalización de bases de datos consiste en aplicar una serie de reglas a las relaciones obtenidas tras el paso del modelo entidad-relación al modelo relacional.
Las bases de datos relacionales se normalizan para:
- Evitar la redundancia de los datos.
- Evitar problemas de actualización de los datos en las tablas.
- Proteger la integridad de los datos.
En el modelo relacional es frecuente llamar tabla a una relación, aunque para que una tabla sea considerada como una relación tiene que cumplir con algunas restricciones:
- Cada tabla debe tener su nombre único.
- No puede haber dos filas iguales. No se permiten los duplicados.
- Todos los datos en una columna deben ser del mismo tipo.
Crea bases de datos con base en los requerimientos solicitados.
Para abrir el gestor de base de datos y crear bases de datos
- Botón inicio / Todos los programas / OpenOffice.org Base
Acceso directo
- Especifique si desea crear una base de datos o abrir una existente.
- Especifique si quiere registrar la base de datos en Open Office.org y si quiere editar la base de datos.
- Especifique la ubicación y nombre del archivo.
Describe la interfaz de usuario y los elementos básicos de un sistema de gestión de bases de datos.
Elementos de la ventana
Barra de menú: Contiene la mayoría de comandos que se pueden utilizar en la aplicación.
Barra de título: Contiene el nombre de la aplicación, el nombre de la base de datos y los botones de minimizar, maximizar, restaurar y cerrar.
Base de datos: Permite clasificar, crear y editar los objetos de la base de datos.
Visualizador de objetos: Permite seleccionar los objetos para abrirlos, editarlos o eliminarlos.
Tablas: Permite seleccionar los objetos generados, para su uso o edición.
Barra de estado: Muestra información sobre algunos procesos que se realizan.
Establece las propiedades de los campos.
Para crear una tabla
- Selecciona tablas en base de datos, en la sección de tareas, selecciona una de las tres opciones:
* Crear tabla en vista diseño… : Crea tablas especificando los nombres de campo y las propiedades, así como los tipos de datos.
* Usar el asistente para crear tabla… : Permite elegir en una sección de muestras de tablas personales y comerciales, que se pueden personalizar para crear una tabla.
* Crear vista… : Crea una vista especificando las tablas y los nombres de campo que desea ver.
Para crear una tabla en vista de diseño
- Activa crear tabla vista diseño
Para agregar campos
- Una vez creada una tabla
- En la columna de Nombre de campo, escribe el nombre de los campos que deseas integren la tabla.
- En la columna Tipo de campo, especifica el tipo de dato, que contendrá el campo.
- Una vez seleccionado el tipo del campo, especifica las propiedades del campo.
Propiedad de campo
Las propiedades de campo permiten controlar las características de la apariencia y del funcionamiento de los campos, por ejemplo:
Para editar campos
- Abre la tabla a la que deseas hacerle cambios
- Haz clic en el campo a modificar
- Realiza los cambios que consideres prudentes.
Para eliminar campos
- Selecciona el campo
- Activa el menú contextual
- Activa Eliminar
Para agregar una llave primaria
- Abra la tabla para edición.
- Asigne el nombre del campo.
- Configure el Tipo de Campo como Integer.
- Active el menú contextual del apuntador de registro.
- Seleccione Llave primaria.
Para guardar una tabla
- Una vez terminada la elaboración de la tabla activa el botón de Guardar
- Especifica el nombre de la tabla
Para editar una tabla
- Selecciona la tabla a editar
- Presiona el botón
Para Eliminar una tabla
- Selecciona la tabla a eliminar
- Activa el botón Borrar.
Para Capturar registros
- Selecciona la tabla donde deseas capturar información
- Activa el botón Abrir objeto de base de datos.
- Al abrir una tabla esta lista para capturar el registro o editarlo.
- Mientras capturas el registro se activa el apuntador de edición del registro
Para agregar un registro
- Al terminar de agregar un registro al dar Tab o Enter, se genera un registro en blanco.
- Al activar el botón Registro en blanco en la columna de apuntador de registro o en los controles de desplazamiento de registros.
Controles de desplazamiento de registros
Para crea una relación
- Menú Herramientas / Relaciones…
- Del cuadro de dialogo Agregar tabla, Añade las tablas que quieres relacionar.
-Active el botón Nueva Relación
- En Propiedades de unión, especifica:
* Las tablas implicadas
.
*Campos implicados.
-Otra forma de crear una relación, es arrastrando los campos que se pueden relacionar entre sí.
Para eliminar una relación
- Ubica la punta de la flecha del Puntero y activa el menú contextual.
- Activa Eliminar.
Para modificar una relación
-Selecciona con el puntero la relación a modificar.
- Activa el menú contextual y selecciona Editar…
- Realiza los cambios que consideres pertinentes, en el cuadro de dialogo Propiedades de la unión.
Realiza consultas, formularios e informes.
Para hacer una consulta
- Base de datos / Consultas / Tareas / Crear consulta en vista diseño.
- Agrega las tablas con las que deseas trabajar.
-Agrega los campos a visualizar o a filtrar, dando doble clic izquierdo sobre ellos.
Para guardar una consulta
- Acabando de editar una consulta aplica el botón Guardar.
- Al cerrar la ventana de consulta, si no se a guardado, se preguntara automáticamente si desea guardar la consulta.
Para ejecutar una consulta
- Base de datos / Consultas / Consultas / Seleccione la tabla a ejecutar / Abrir objeto de base de datos.
-Dentro de la vista de diseño activa el botón Ejecutar consulta.
Consulta individual
Las consultas individuales son importantes para cuando desees localizar un registro en específico. Ejemplo:
- Crea una consulta.
- Agrega la tabla Clientes.
- Agrega los campos de la tabla.
En la columna de CveCte en la fila de Criterio escribe 1002.
Consulta de tablas vinculadas
Hay ocasiones en que la información que requieres está separada, para tal situación se requiere manejar más de una tabla, vincularlas y seleccionar los campos más convenientes de cada una de las tablas. Ejemplo:
- Crea una consulta
- Agrega las tablas Almacen, SubComp, Compras y Proveedores.
- Vincula Almacen con SubComp usando CveArt, SubComp con Compras usando CveComp, Compras con Proveedor usando CveProv.
- Muestra los campos CveComp de Compras, Nombre de Proveedores, CveArt de SubComp, Nombre de Almacen, Cantidad de SubComp y Precio de SubComp.
Uso de funciones en consultas
Las funciones permiten realizar operaciones en los registros en forma vertical. Ejemplo: determina el total que tienes invertido en almacen
- Crea una consulta
- Agrega la tabla Almacen
- Agrega el campo Precio
- Aplícale la función Suma.
Consulta de parámetro
Permite realizar consultas, solicitando el valor a buscar en algún campo, en tiempo de ejecución.
Ejemplo: Realiza la búsqueda de algún cliente.
- Crea una consulta
- Agrega la tabla Clientes
- En la fila de Criterio agrega =:clave
Consulta de campo Calculado
Una consulta de campo calculado permite agregar un campo producto de uno o más campos de una tabla, el cual es visible en la ejecución de la consulta.
Ejemplo: Calcular el valor de Cantidad por Precio de todos los registros de la tabla SubVts, mostrando el nombre correspondiente del articulo, según la tabla Almacen.
- Crea una consulta
- Agrega las tablas SubVts y Almacen.
- Relaciona SubVts con Almacen utilizando CveArt.
- Agrega los campos CveArt, Cantidad, Precio de SubVts y Nombre de Almacen.
- En la línea Campo, en la primera columna hacia la derecha, que este en blanco, agrega “Cantidad”*”Precio”
-En Alias especifica el nombre del campo calculado “valor”
- En la fila de Tabla selecciona SubVts.
Consultas SQL
Consulta de actualización
Las consultas de actualización permiten realizar cambios en los registros de acuerdo a un criterio.
Ejemplo: Actualiza de la tabla almacen, el valor del campo precio en un 15 porciento, donde la clave del articulo sea igual a 1002.
UPDATE "Almacen"
SET "Precio"="Precio"*1.15
WHERE ( ( "CveArt" = 1002 ) )
Como ejecutar una consulta de actualización
- Menú Herramientas / SQL…
- En el cuadro de dialogo Ejecutar comandos SQL agrega el comando a ejecutar.
- Activa el botón Ejecutar.
Consulta de eliminación
Las consultas de eliminación permiten eliminar un registro de la tabla especificada.
Ejemplo: Elimina de la tabla Clientes el registro donde el valor de clave cliente sea igual a 1003.
DELETE FROM "Clientes" WHERE "CveCte"=1003
Como ejecutar una consulta de Eliminación
- Menú Herramientas / SQL…
- En el cuadro de dialogo Ejecutar comandos SQL agrega el comando a ejecutar.
- Activa el botón Ejecutar.
Filtro
Permite mostrar únicamente los registros específicos que coincidan con un criterio o condición determinada. Por ejemplo, al explorar una lista de más de 100 página para buscar los elementos que cumplen con una característica, se puede aplicar un filtro, para mostrar únicamente los registros que cumplen con la característica.
Permite buscar registros específicos en un formulario o imprimir registros específicos en un informe, una tabla o una consulta. Cuando se aplica un filtro a una columna a la que se ha aplicado un filtro previamente, se elimina el filtro anterior antes de aplicar el nuevo filtro.
Para aplicar un filtro
- Busca el botón Filtro estándar en una tabla o consulta abierta
- Se activara el cuadro de dialogo Filtro estándar
- Especifica el campo a emplear para filtrar, Especifica la condición, el valor de comparación y en caso de ser necesario el o los conectores lógicos.
Formularios
Los formularios te permiten agregar registros a las tablas de forma más atractiva en un ambiente que puede ser personalizado.
Para crear un formulario
- Bases de datos / Formularios / Tareas / Usar el asistente para crear formulario…
- Especifica la tabla o consulta a utilizar, especifica los campos que emplearas en el formulario.
-Configura si utilizaras un subformulario.
- Determine la disposición de los campos.
- Especifique la restricción en el manejo de los registros. 
- Configure la apariencia del formulario
- Especifique el nombre del formulario.
- Finalizar.
Para crear un informe
- Bases de datos / Informes / Tareas / Usar el asistente para crear informe…
- Especifique la tabla o consulta a emplear, seleccione los campos a utilizar, active siguiente.
- Verifique los campos a visualizar.
- Especifique porque campo se agruparan los datos, si lo desea.
- Configure el orden de los datos.
- Especifique el aspecto que desea que tenga el informe.
- Asigne el nombre del informe.
Aplica las bases de datos para manejar y administrar información.
La aplicación de una base de datos para manejar y administrar información, es para aquella situación, en la cual un procesador de hojas de cálculo, se queda corto en capacidad para el tratamiento y almacenamiento de información, para este caso se requiere manejar estructuras de datos relacionadas entre sí, funciones y procedimientos más sofisticados para el tratamiento de los datos. La probabilidad de aplicar una base de datos en un ámbito escolar es mínima, pero aumenta al pasar a un nivel universitario o laboral, pero es importante tomar en cuenta que todos somos usuarios de bases de datos extensas, como es la base de datos que maneja de la CURP, la cuenta de servicios médicos, la matricula escolar, …
Aplica las herramientas de seguridad de la BD.
Una de las medidas de seguridad que podemos hacer por una base de datos es realizar respaldos del archivo de base de datos al término de la jornada diaria. Algunas de las acciones que podemos hacer dentro de Base de datos:
- Menú herramientas / Opciones… / Cargar / Guardar /General /
* Crear siempre copia de seguridad
* Guardar información de recuperación automática cada
- Configuración de restricciones en la etapa de Establecer entrada de datos en el asistente para formularios.
